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Archivage de documents comptables : comment procéder ?

Une entreprise, même avant sa création, peut générer des documents comptables. En effet, si la future entreprise doit demander un prêt à la création, elle doit produire un prévisionnel pour convaincre la banque. Après la création, ces documents sont largement produits. Comment les archiver au mieux et pourquoi est-ce si important ?

Quels sont les documents comptables à archiver et pour combien de temps ?

Bilans comptables, factures et bons de commande, relevés bancaires, livre d’inventaire, grand livre, documents fiscaux ne sont que quelques-uns des documents dits comptables qu’une entreprise est tenue de conserver, pendant un certain laps de temps. Cette durée est déterminée par la nature même du document.

Par exemple les bulletins de paie, les factures, les bilans, comptes de résultats et les annexes doivent être conservés dix ans. Les actes de propriété et les certificats de travail doivent être gardés ad vitam aeternam.

Ce ne sont là que quelques documents qui font partie de la vie quotidienne de tout entrepreneur et qui doivent être gardés ou détruits. La conservation, quand elle a lieu doit être efficace, pour trouver rapidement tout document.

Il faut donc arriver à trouver un ordre de classement rigoureux qui permette bien entendu de trouver tel ou tel document facilement (qu’il soit en version papier ou numérique), pour le produire, au besoin mais aussi pour le détruire, s’il y a lieu.

Pourquoi est-ce important d’archiver les documents comptables ?

Un problème avec le centre des impôts, un contrôle, la tenue de la comptabilité par un cabinet d’expertise-comptable, un litige avec un ancien salarié, nombreuses sont les raisons qui font que vous devez être, en tant que chef d’entreprise, en mesure de montrer vos documents comptables.

La numérisation des documents (comptables et autres) implique d’avoir un classement qui est réglementé. Il est bon de savoir que l’entreprise ; même si elle est réfractaire à la numérisation, est néanmoins tenue d’avoir tous ses documents archivés sous cette forme pendant un délai minimum de trois ans.

Pour ne pas avoir à subir tout ce travail chronophage, il est possible de le déléguer à une entreprise qui se spécialise dans la numérisation, la sauvegarde d’archives numériques et papier.

Qu’est-ce que l’externalisation des archives d’une entreprise ?

L’externalisation suppose le fait de confier la tâche de l’archivage de tous les documents ayant trait au fonctionnement habituel de l’entreprise. Ces derniers sont numérisés, classés, stockés sur différents supports et rendus accessibles, selon les desiderata du chef d’entreprise qui en fait la demande.

Même les archives papier peuvent faire l’objet d’un stockage. Cette méthode de travail rigoureuse peut ensuite faire l’objet d’un temps de travail avec les salariés pour tirer profit de tout ce que la numérisation peut apporter à l’entreprise : recherche et accès facilité, échanges plus fluides à l’intérieur de l’entreprise, mais aussi avec les clients et les fournisseurs, les partenaires.

Même un déménagement ne provoque aucun problème au niveau des archives papier. Il est possible d’en faire effectuer le transfert, facilement, pour trouver une solution tout aussi satisfaisante sur le nouveau lieu d’implantation de l’activité.