Productivité en hausse, compétitivité qui augmente : les arguments en faveur de la transition numérique sont convaincants pour n’importe quel chef d’entreprise. A ceci près qu’ils doivent composer avec leurs tâches habituelles et que peu d’aides, en réalité existent pour effectuer cette transition à l’interne. Pourquoi ne pas solliciter un prestataire extérieur ?
Document numérique : comment procéder à son archivage de manière cohérente ?
Chaque document ; après les factures qui ont entamé la marche vers la dématérialisation à 100% des documents professionnels ; devrait faire l’objet d’une numérisation.
Cela semble tellement simple, énoncé de la sorte. Pourtant, un entrepreneur sait le nombre de documents qu’il émet ou encore qu’il reçoit chaque année dans le cadre de son activité.
S’il est possible d’envisager le faire avec les documents à partir de maintenant, quid de tous ceux qui dorment dans la salle des archives et qui doivent faire l’objet du même traitement ?
Cela n’a évidemment rien de facile, d’autant que cette numérisation doit se faire en respectant certaines normes et autres obligations.
Comment rendre lisible un document papier décoloré par l’exposition au soleil, afin de lui donner une valeur légale ? Autre question à se poser en fonction de la nature de l’activité : comment numériser ; sans investir uniquement pour cela dans une machine ; des documents calques ou encore ceux dont les dimensions ne sont pas celles d’un document papier traditionnel ; ce qui sera le cas par exemple dans les cabinets d’architecte ?
Aide à la transition numérique : ce qu’il faut retenir à ce sujet
Autre gageure, avant même de penser à la numérisation : comment être certain qu’il faille digitaliser un document, sachant qu’il est peut-être obsolète ? En effet, selon leur nature, encore une fois, certains documents ont une durée de conservation allant de 3 ans seulement jusqu’à plusieurs années après la fermeture de la structure.
Quand on voit les milliards, parfois, de feuilles qui se trouvent dans la salle d’archives (quand il n’y en a pas plusieurs), il y a de quoi être découragé.
Embaucher une personne pour le faire suppose un coût très important (salaire et charges sociales) et surtout, il faut faire un processus de recrutement sur un sujet que l’on ne maitrise pas ; augmentant ainsi le risque d’erreur. Cela peut amener à la suppression de documents essentiels avec toutes les conséquences inhérentes que l’on peut imaginer.
L’archivage numérique n’a donc rien de simple et on ne peut pas se contenter de le scanner avec du matériel de bureau. Il ne faut pas oublier que sans politique d’archivage et sans espace dématérialisé de stockage des documents, tout à chacun pourrait avoir accès à des informations sensibles. Sans sous-estimer non plus le risque de piratage des données.
C’est pourquoi les entreprises d’archivage ont le vent en poupe et attirent la curiosité et l’intérêt des entrepreneurs : avec elles, on répond à ses obligations légales, on ne paie que pour des prestations données et surtout, on peut être confiant quant à leur expertise en la matière.
Qu’entend-on par prestations, exactement ? Outre le tri et le récolement des documents papiers pour ne garder que ceux qui doivent être numérisés, elles se chargent de le faire en respectant tous les protocoles et en mettant au point en collaboration avec le chef d’entreprise une politique d’archivage (avec plusieurs niveaux d’accès, au besoin).
Il est même possible de leur demander de prendre, à terme, les archives papier, même si l’entrepreneur en reste toujours propriétaire et peut accéder à ses informations sur simple demande.
Cela lui permet simplement d’avoir la certitude qu’elles seront conservées dans des conditions optimales, tout en gagnant de la surface utile dans ses locaux. Une véritable aubaine, parfois.