Certains entrepreneurs peuvent être convaincus du bien-fondé de la loi sur la transition numérique et d’autres se montrer plus sceptiques. Les uns comme les autres, pourtant, doivent répondre aux termes de cette loi et mettre en place, dans leur structure, la digitalisation des pratiques. Comment faire ?
Quelles sont les étapes de la dématérialisation des documents professionnels ?
Où en est l’entreprise, vis-à-vis de cette digitalisation ? Certaines sont plus en avance que d’autres, parce qu’elles possèdent déjà un site internet qui leur permet de gagner en visibilité et qu’elles ont pris l’habitude de faire des factures électroniques.
Mais pour d’autres entrepreneurs, cela est plus compliqué, d’autant qu’ils sont sans cesse en train de tenter de développer leur activité, sans avoir le temps de se consacrer à autre chose.
Pouvoir éditer ses factures, les transmettre, y compris à la CPAM, par exemple, quand on est un chauffeur de taxi conventionné par exemple ; serait une vraie avancée.
La digitalisation des pratiques suppose aussi d’avoir un fichier clients numérique, que l’on peut remplir dès que l’on obtient des informations complémentaires, afin d’offrir des prestations toujours plus personnalisées ; ce qu’attendent les clients, pour une expérience réussie.
Des outils peuvent ils aider à accélérer sa transition numérique ?
Il est tout à fait possible de passer au numérique avec certains logiciels. Ils peuvent par exemple aider lors de l’étape de la comptabilité, puisqu’il est possible de retrouver toutes les factures numérisées, mais aussi de savoir où en est la trésorerie et ce, en temps réel. Pas besoin de se rendre sur le site de sa banque : tout est accessible en quelques clics.
Programmer des rendez-vous, organiser ses déplacements, numériser ses justificatifs de déplacement, ses tickets de carburant (ou facturettes) pour ne rien oublier au niveau comptable sont des points importants, car ils font partie du fonctionnement usuel de nombreuses structures.
Encore faut-il savoir le faire fonctionner. C’est pour cela qu’il est important de prendre un logiciel facile à prendre en main, même sans beaucoup de connaissances en informatique.
Certains logiciels, quand une entreprise se développe ; que ce soit au niveau du chiffre d’affaires ou des prestations et produits ; deviennent vite obsolètes. Il s’agit d’un autre critère de choix : prendre un logiciel qui pourra suivre l’entreprise, quel que soit le chemin qu’elle emprunte.
Derrière le logiciel se trouve un service client et donc des personnes qui doivent se montrer disponibles, pour répondre aux questions, aider aux transformations au besoin.
Enfin, bien sûr, le prix d’un tel outil doit être maitrisé. Mais au vu des performances que certains d’entre eux promettent, il s’agit de considérer l’achat comme un investissement pour l’avenir, en visant un développement rapide.
Celui-ci semble inévitable : l’entrepreneur, libéré de certaines contraintes et répondant aux termes de la loi sur la transition numérique ; a plus de temps à consacrer à son cœur de métier, sans en perdre au niveau de la paperasse. Plus productif, il augmente son chiffre d’affaires et peut songer à embaucher ou à développer son activité.