Si les centres d’affaires proposent différentes prestations qui peuvent aider de nombreuses entreprises, la question de la sécurité, dans son sens le plus large, est sur toutes les lèvres : peut-on s’y rendre sans risque, y compris en ne craignant pas un piratage informatique ? Nous avons mené l’enquête.
Centre d’affaires et politique de sécurité : ce qu’il faut retenir :
La location de bureau équipé est le cœur de métier des centres d’affaires, mais certains vont beaucoup plus loin : location d’espaces de coworking, de salles de réunion et de formation, domiciliation d’entreprise…
A chaque étape de vie d’une structure et ce, qu’il s’agisse d’une TPE ou d’un grand groupe, elle peut être amenée à avoir besoin de ce type de prestations et y trouver des solutions.
Pourtant, le manque de sécurité à différents niveaux peut faire hésiter : est-ce que les locaux sont sécurisés, peut-on envoyer des mails, sans craindre un piratage électronique ? Il est évident que l’aspect sécuritaire dans son sens le plus large n’est peut-être pas important pour tous les centres d’affaires, mais c’est assurément un critère de choix quand on hésite entre certains prestataires.
Se situant dans des grandes villes ayant une certaine aura, il faut pourtant contrebalancer avec le fait que le milieu urbain peut être synonyme d’incivilités, voire de dégradations possibles sur les véhicules. Faut-il craindre pour sa voiture de société ? Pas si l’on peut bénéficier d’un parking privé.
Les bureaux équipés doivent fermer à clé afin de sécuriser le mobilier, le matériel informatique mais aussi les affaires que les locataires sont à même de laisser, quand ils repartent pour une mission ou quand ils ne viennent pas pendant plusieurs jours. A cet égard, les locaux dans leur entièreté doivent faire l’objet d’une surveillance constante : tout le monde ne doit pas pouvoir y pénétrer, ce qui suppose la présence d’un dispositif de type digicode réservé aux locataires.
Les services sécurisés que l’on peut attendre dans un bon centre d’affaires
Les pirates informatiques ciblent toutes les entreprises et le fait de savoir qu’un centre d’affaires abrite ainsi différentes structures peut les inciter à focaliser leurs efforts sur lui.
Les chefs d’entreprises, les porteurs de projets, les salariés détachés, les freelances : toutes les personnes fréquentant le centre d’affaires doivent pouvoir compter sur des accès wifi sécurisés pour que les données ne soient pas interceptées mais aussi à des prises RJ45.
Les archives papier, du fait de la loi sur la transition numérique sont amenées, petit à petit à disparaitre. Pour l’instant, si elles doivent être conservées, elles occupent une place folle parfois dans les locaux. Et s’il était possible de les faire garder par les centres d’affaires ? Tous ne le font bien entendu pas.
Mais quel chef d’entreprise ne serait pas intéressé par le fait de gagner de la surface utile dans sa structure afin de pouvoir installer une nouvelle machine, de pouvoir embaucher un nouveau collaborateur ou encore de créer un openspace ? Parce que tout cela est impossible sans place, le fait d’externaliser la conservation de ses archives papier est un vrai plus, d’autant que beaucoup d’entreprises ne le font pas dans de bonnes conditions.
Le papier est un matériau fragile et sa dégradation rend la numérisation délicate. Les rongeurs, les insectes, le soleil et l’humidité ne lui font pas de bien et peu de structures ont des moyens pour changer radicalement les conditions de conservation de leurs archives papier, alors même qu’elles sont tenues de pouvoir les présenter au besoin.
Les centres d’affaires qui proposent le stockage d’archives répondent à toutes ces questions, dans des locaux bien entendu sécurisés et surveillés.